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Ultimo aggiornamento: aprile 2020

Informativa Privacy

Nella presente informativa sulla privacy (“Informativa”), resa ai sensi degli artt. 13 e 14 Regolamento (UE) 2016/679 Generale sulla Protezione dei Dati Personali (“Regolamento” o “GDPR”), sono descritti i trattamenti dei dati personali effettuati dall’Associazione Italia-Asean (la “Associazione”, “noi”, “nostro/a/i/e”) attraverso il sito https://www.itasean.org/ (il “Sito”).

Titolare del trattamento

Ai sensi della presente Informativa e dei trattamenti dalla stessa presi in considerazione, Titolare del Trattamento (ex art. 4, n° 7 del Regolamento) è l’Associazione Italia-Asean. La sede legale dell’associazione è in Piazza Sant’Andrea della Valle, 6 00186 Roma.

Che tipo di dati personali trattiamo, finalità e basi giuridiche del trattamento

Attraverso il Sito, l’Associazione potrà effettuare i trattamenti di Dati Personali descritti nella presente sezione.

Soggetti che si registrano sul Sito (“Utenti Registrati”)

Categorie di interessati e di dati personali trattati

L’Associazione potrà trattare i dati personali di Utenti Registrati, quali referenti e rappresentanti di aziende, professionisti, docenti, studenti, giornalisti e tutti gli altri soggetti che decidono di registrarsi sul Sito. Le categorie di dati personali trattati dall’Associazione e riferite agli Utenti Registrati sono le seguenti

Informazioni anagrafiche (nome e cognome)

Username scelto per la creazione di un account sul Sito

Indirizzo e-mail

Paese di provenienza (residenza)

Qualifica (rappresentante di azienda, professionista, giornalista, studente, docente, altro)

Nome dell’azienda rappresentata

Ateneo frequentato da uno studente o presso cui insegna un docente

Testata presso cui un giornalista lavora

Dati relativi a preferenze e interessi personali (paesi e settori di interesse)

Altre informazioni che potranno essere condivise da un Utente Registrato in sede di creazione di un account sul Sito

Informazioni relative alle interazioni tra un Utente Registrato e l’Associazione attraverso il Sito

Informazioni relative alle attività degli Utenti Registrati sul Sito (es. commenti pubblici)

Dati personali, immagini, foto e altre informazioni che gli Utenti Registrati decideranno di condividere pubblicamente interagendo con l’Associazione e con altri Utenti Registrati attraverso il Sito

Finalità e basi giuridiche del trattamento

Il trattamento dei dati personali di cui alla presente sezione 2.1 è funzionale a permettere agli Utenti Registrati di registrarsi al Sito e di compiere le attività proposte dal Sito, tra cui l’iscrizione a gruppi, l’interazione con altri Utenti Registrati e in generale la fruizione di tutti gli altri servizi offerti dall’Associazione attraverso il Sito.

La base giuridica su cui si fondano i trattamenti in questione è rappresentata dal consenso degli Utenti Registrati ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.

Fonte dei dati

I dati personali di cui alla presente sezione vengono forniti all’Associazione direttamente dagli Utenti Registrati nel momento in cui gli stessi si registrano sul Sito. L’Associazione potrà, inoltre, raccogliere altri dati relati alle attività ed alle interazioni degli interessati attraverso il Sito, come meglio specificato alla successiva sezione 2.5.

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati di cui alle precedenti lettere a), b), c), d) è necessario e, in mancanza, non sarà possibile creare un account sul Sito.

Il conferimento dei dati di cui alle lettere e), f), g), h), i), j), k), l) è facoltativo e la sua mancanza non inficerà la possibilità di creare un account sul Sito, anche se potrebbe limitare le esperienze di un Utente Registrato sul Sito.

Periodo di conservazione

I dati personali degli Utenti Registrati saranno conservati per il periodo strettamente necessario per il perseguimento delle finalità per cui sono raccolte. In particolare, nel momento in cui un Utente Registrato decida di cancellare il proprio account dal Sito, l’Associazione procederà alla cancellazione immediata degli stessi e provvederà comunque entro il termine di 1 anno

Il periodo di conservazione dei dati il cui trattamento è descritto nella presente sezione 2.1 potrebbe essere prolungato nel caso in cui ciò si rendesse necessario per adempiere ad un eventuale obbligo di legge o per difendere un diritto dell’Associazione dinnanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa o in altra sede.

Dati trattati per l’invio di newsletter e comunicazioni istituzionali

Con il consenso specifico degli Utenti Registrati e degli altri soggetti che visiteranno il Sito, l’Associazione potrà trattare i dati forniti dagli stessi per l’invio di una newsletter e di altre comunicazioni istituzionali relative alle attività dell’Associazione, dei propri soci e associati, dei membri del network dell’Associazione e di terzi.

Le comunicazioni in questione potranno, col consenso specifico degli interessati, essere personalizzate sulla base dei propri interessi e delle proprie preferenze.

Il consenso per questo genere di trattamenti è facoltativo e la sua mancanza non inficerà l’utilizzo e la fruizione del Sito da parte degli interessati.

I dati personali trattati per l’invio di newsletter e altre comunicazioni promozionali saranno conservati per un termine massimo di 24 (ventiquattro) mesi a partire dal momento in cui viene prestato il consenso da parte degli interessati per tale tipo di trattamento.

In caso di comunicazioni personalizzate, il trattamento proseguirà per un massimo di 12 (dodici) mesi dal momento della prestazione del consenso.

I periodi di conservazione potrebbero essere prolungati nel caso in cui ciò si rendesse necessario per adempiere ad un eventuale obbligo di legge o per difendere un diritto dell’Associazione dinnanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa o in altra sede.

Dati relativi a candidati per posizioni lavorative all’interno dell’Associazione

Categorie di interessati e di dati personali trattati

Talvolta l’Associazione potrebbe pubblicare degli annunci relativi a posizioni lavorative all’interno del proprio organico. In tal caso, così come nel caso di candidature spontanee, l’Associazione potrebbe trattare le seguenti categorie di dati personali riferite ai candidati:

Dati anagrafici (es. nome, cognome, data di nascita e residenza)

Dati di contatto (es. recapiti telefonici, indirizzo e-mail)

Fotografia/ritratto personale (ove allegato al CV)

Dati relativi alle qualifiche, alla formazione e alla carriera professionale

Qualsiasi altra informazione che i candidati decideranno di fornirci in sede di candidatura

L’Associazione non tratterà categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR allo scopo di compiere selezioni dei candidati per posizioni lavorative (es. dati sanitari, dati idonei a rivelare opinioni politiche, fede religiosa, appartenenza a sindacati, orientamento sessuale) a meno che, nel caso in cui le stesse fossero contenute nei CV ricevuti dall’Associazione i candidati abbiano esplicitamente autorizzato l’Associazione al loro trattamento.

Finalità e basi giuridiche del trattamento

Il trattamento dei dati personali poc’anzi elencati viene effettuato al fine di compiere le attività di ricerca e selezione del personale da parte dell’Associazione.

La base giuridica su cui si fonda tale trattamento è rappresentato dalla necessità di eseguire un contratto e correlati obblighi precontrattuali a richiesta dell’interessato ex art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Fonte dei dati

I dati personali di cui alla presente sezione vengono forniti all’Associazione direttamente dai candidati nel momento in cui gli stessi presentano la propria candidatura per posizioni lavorative all’interno dell’Associazione.

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati di cui alla presente sezione è necessario e, in mancanza, non sarà possibile per l’Associazione procedere alla valutazione delle candidature ricevute.

Periodo di conservazione

I dati personali dei candidati saranno conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle attività di selezione per la specifica posizione lavorativa per cui un soggetto ha presentato la propria candidatura e, in ogni caso, per non più di due anni dal termine delle selezioni in questione.

In caso di candidatura spontanea, l’Associazione provvederà tempestivamente ad eliminare i dati dei candidati nel caso in cui non vi fossero posizioni lavorative aperte o i loro profili non venissero ritenuti in linea con le esigenze professionali dell’Associazione.

Con il consenso specifico dei candidati, l’Associazione potrà prolungare la conservazione dei loro dati in vista di future opportunità lavorative all’interno del proprio organico.

I periodi di conservazione potrebbero essere prolungati nel caso in cui ciò si rendesse necessario per adempiere ad un eventuale obbligo di legge o per difendere un diritto dell’Associazione dinnanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa o in altra sede.

Dati che gli utenti ci forniscono quando decidono di contattarci

Nel momento in cui un utente decide di contattarci secondo le modalità indicate nella sezione “Contatti” del Sito potremmo trattare dati personali allo stesso riferiti come dati anagrafici (es. nome e cognome), dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail, fax, recapito postale) o altri dati personali che lo stesso utente decide di fornirci nel momento in cui ci contatta.

I dati personali a noi forniti in tali circostanze verranno trattati, con il consenso degli utenti, per le finalità e per un periodo di tempo strettamente necessari a fornire un riscontro al soggetto che decide di contattarci, a meno che una conservazione più prolungata non sia necessaria per adempiere ad un obbligo di legge posto in capo all’Associazione o per l’esercizio di un diritto da parte della stessa Associazione innanzi ad un’autorità giudiziaria, amministrativa o in altra sede.

Dati raccolti durante l’utilizzo del Sito

Quando un soggetto effettua una navigazione sul nostro Sito, raccogliamo, tramite cookie che vengono installati sul dispositivo degli utenti, i seguenti dati di navigazione in forma aggregata:

Informazioni tecniche, tra cui indirizzo IP, informazioni sui dispositivi utilizzati dai visitatori del Sito, sul browser e sui sistemi operativi, etc.

Informazioni sulla navigazione sul Sito, tra cui URL delle pagine visitate e attività che vengono svolte sulla pagina, date e orari di navigazione, tempo di permanenza sul Sito, clickstream.

Queste informazioni vengono raccolte per il corretto funzionamento, la gestione, il mantenimento ed il miglioramento del Sito, nonché per garantire che la navigazione avvenga in sicurezza e per poter accertare la responsabilità in caso di violazioni cyber-security. Esse vengono anche utilizzate per consentirci di ottenere analisi statistiche sull’utilizzo del Sito con la possibilità di analizzare il dato anche in forma aggregata.

Per conoscere meglio il funzionamento dei cookie, il modo di attivarli e disattivarli, occorre consultare la nostra cookie policy.

Gli Interessati sono sempre liberi di decidere se fornirci i loro dati di navigazione, ad esempio scegliendo di disattivare i cookie tramite le impostazioni dei propri browser. Tuttavia, il rifiuto a fornire informazioni necessarie ai fini della navigazione potrebbe rendere impossibile lo svolgimento di attività strettamente connesse con la navigazione stessa e, dunque, anche la consultazione e interazione con il nostro Sito.

Conserviamo tali dati unicamente per il tempo strettamente necessario ai fini per cui sono raccolti.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene attraverso strumenti informatici, telematici e/o cartacei nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, esattezza, integrità, minimizzazione dei dati e limitazione delle finalità e della conservazione, nonché in accordo con quanto previsto dal GDPR e dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, nonché con l’adozione di adeguate misure di sicurezza.

Come proteggiamo i dati

I dati personali di cui alla presente Informativa sono raccolti, trattati, trasmessi e conservati adottando adeguate misure di sicurezza (fisiche, logiche e organizzative) per proteggerli da eventuali violazioni (come distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso, in modo accidentale o illegale, ai dati personali in questione) e per garantire che il trattamento sia effettuato unicamente per le finalità descritte in questa Informativa.

A chi comunichiamo i dati personali

Nell’ambito dei trattamenti descritti in questa Informativa, l’Associazione si avvale di soggetti terzi che forniscono dei servizi (es. back-up dei dati, gestori del servizio newsletter, gestori del sito), i quali potrebbero trattare i dati personali degli interessati per conto dell’Associazione e quindi agire in veste di responsabili del trattamento dell’Associazione. Tali soggetti sono stati selezionati tra professionisti che garantiscano l’implementazione di misure tecniche ed organizzative appropriate, di modo che i trattamenti siano sempre effettuati nel rispetto della normativa applicabile e garantendo la tutela dei diritti degli interessati.

Gli interessati potranno richiedere dettagli su tali soggetti contattandoci come indicato nel paragrafo “Come contattarci”.

L’Associazione potrebbe altresì dover comunicare i dati personali degli interessati a terzi (quali consulenti o autorità) qualora ciò sia necessario per la tutela dei propri diritti o per l’adempimento di obblighi di legge.

Inoltre, gli interessati ed in particolare gli Utenti Registrati potranno decidere volontariamente di pubblicare i propri dati sul Sito nel momento in cui interagiscono con lo stesso (es. tramite commenti su gruppi pubblici).

Trasferimenti dei dati al di fuori del SEE

Nel caso in cui i dati personali degli interessati dovessero essere trattati in un Paese al di fuori dallo Spazio Economico Europeo (SEE), l’Associazione assicura l’adozione di precauzioni appropriate per garantire che i dati personali degli interessati siano protetti adeguatamente e conformemente ai livelli di tutela garantiti dalla normativa UE, applicando una delle misure di salvaguardia previste dagli artt. 44-50 del GDPR.

Diritti degli Interessati

In conformità con la normativa applicabile, ed in particolare con quanto stabilito dal Regolamento, gli interessati hanno i seguenti diritti:

Accesso: ottenere informazioni a proposito del trattamento dei dati personali da parte dell’Associazione ed una copia di tali dati personali;

Rettifica: laddove l’Interessato ritenga che i suoi dati personali siano inaccurati o incompleti, potrete chiedere che tali dati siano rettificati o modificati seguendo le istruzioni dell’Interessato;

Cancellazione: fatti salvi i casi previsti dalla normativa applicabile, l’Interessato ha il diritto di chiedere la cancellazione dei dati personali, quando: (i) i dati non siano più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti e trattati; (ii) revoca il consenso al trattamento; (iii) si oppone al trattamento per finalità di marketing diretto o al trattamento effettuato per perseguire altre finalità e non sussistono motivi legittimi prevalenti per proseguire con il trattamento; (iv) i dati siano trattati illecitamente; (v) la cancellazione sia imposta dalla legge;

Limitazione: richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali in conformità con quanto stabilito dall’art. 18 del Regolamento;

Opposizione: in conformità con quanto previsto dall’art. 21 del Regolamento, l’Interessato ha il diritto ad opporsi al trattamento dei Dati Personali in qualsiasi momento in relazione alla propria particolare situazione. Ricevuta l’opposizione, l’Associazione proseguirà con il trattamento solo se vi siano motivi legittimi e cogenti dimostrabili che prevalgano sui diritti, interessi e libertà dell’Interessato; Il diritto ad opporsi a trattamenti effettuati per finalità di marketing diretto è assoluto ed esercitabile in qualsiasi momento nelle modalità indicate nella sezione “Come contattarci”. L’opposizione a trattamenti effettuati attraverso strumenti automatizzati è valida altresì per i trattamenti posti in essere con strumenti tradizionali.

Revoca del consenso: nel caso in cui il trattamento dei dati personali si basi sul consenso, l’Interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento;

Portabilità dei dati: ove il trattamento sia basato sul consenso, l’Interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che ci sono stati forniti fornito e, laddove ciò sia tecnicamente fattibile, alla trasmissione in sicurezza dei dati personali ad un altro titolare del trattamento.

Come contattarci

Per l’esercizio dei diritti dell’Interessato, e per qualsiasi domanda o chiarimento su come i dati personali sono trattati ed utilizzati ai sensi di questa Informativa, è possibile contattare l’Associazione a mezzo posta all’indirizzo Piazza Sant’Andrea della Valle, 6 (00186 Roma), tramite email all’indirizzo info@itasean.org o al numero dedicato +39.06.45491715.

Nel caso in cui un interessato decida di contattarci, tutti i dati che forniti in tale occasione saranno trattati esclusivamente al fine di fornire un pronto riscontro e per garantire la corretta gestione della richiesta avanzata.

Tutela dei diritti

A tutela dei diritti e dei dati personali di un interessato, è sua facoltà, in qualsiasi momento, proporre reclamo all’autorità di controllo competente, vale a dire il Garante per la Protezione dei Dati Personali (tel. +39 06.696771, indirizzo e-mail: garante@gpdp.it o urp@gpdp.it) o di esperire un’azione avanti ai competenti organi giurisdizionali nazionali.

Modifiche alla presente Informativa

Ci riserviamo il diritto di aggiornare in qualsiasi momento la presente Informativa. A tal fine, riportiamo l’ultima data di aggiornamento all’inizio dell’Informativa.

Qualora un Interessato ci abbia già inoltrato i suoi dati personali, qualunque modifica che incida sostanzialmente sul trattamento dei relativi dati personali gli verrà comunicata attraverso gli appositi canali, sempre in modo da garantire l’effettiva conoscenza delle modalità del trattamento, nell’ottica di una piena trasparenza del trattamento stesso e di una piena e adeguata tutela dei diritti.

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